PENGERTIAN ARSIP

  

1.    Pengertian Arsip

        Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan. Lalu apa sebenarnya yang dimaksud dengan arsip, berikut beberapa kutipan tentang pengertian arsip :

a.    Menurut  Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, arsip adalah :

1)   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemerintah.

2)   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan dalam bentuk tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b.    Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, Arsip adalah suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

c.    Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, dokumen yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1)   Dokumen tersebut harus mempunyai kegunaan,

2)   Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan

3)   Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat ditemukan apabila diperlukan kembali.

2.    Berdasarkan Undang-Undang nomor 7 tahun 1991, fungsinya arsip dibagi menjadi :

a.    Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Dilihat dari kegunaan, arsip dinamis dibagi menjadi :

1)   Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam pelaksanaan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengelolah.

2)   Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip

b.    Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari

3.    Ditinjau dari sudut hukum, arsip dibagi menjadi :

a.    Arsip Otentik

Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan

b.    Arsip Tidak Otentik

Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.

4.    Peranan Kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam organisasi dalam perencanaan, penganalisaan, pengembangan dan perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengawasan atau pengendalian secepat-cepatnya

5.    Penilaian Arsip

   Penilaian dilakukan terhadap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dumusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis Arsip Nasional (ARNAS)

Kriteria untuk menentukan nilai suatu jenis arsip tergantung kepada kantor masing-masing. Nilai suatu jenis arsip niscaya akan berbeda-beda sesuai dengan kepentingan kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan ALFRED singkatan dari  Administrative Value ( Nilai Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang), Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), Dokumentary Value (Nilai Dokumentasi).

Nilai ALFRED berkisar antara 0-100, di hitunag berdasarkan jumlah persentase dari keenam komponennya. Berdasrkan nilai ALFRED maka golongan suatu jenis arsip dapat di tentukan.

Ada 4 (empat) golongan arsip yaitu :

a.    Arsip Vital (persentase nilai 90-100)

Arsip ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnakan dan disimpan abadi selamanya

b.    Arsip Penting (perentase nilai 50-89)

Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi. Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif dua puluh lima tahun.

c.    Arsip Berguna (persentase nilai 10-49)

Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dn di file inaktif selama sepuluh tahun

d.   Arsip Tidak Berguna (persentase nilai 0-9)

Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan tiga bulan di file aktif.

6.    Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Arsip

        Proses pencatatan dan pendistribusian arsip merupakan prosedur untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Ada tiga prosedur yang umum dipergunakan yaitu :

a.    Prosedur Buku Agenda

1)   Buku Agenda

Buku ini dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan surat yang dicatat seperti tanggal surat masuk dan nomor urut surat masuk dan surat keluar

2)   Buku Ekspedisi

Buku ini dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang. Biasanya berisi data yang berupa nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima

b.    Prosedur Kartu Kendali

Dengan prosedur ini surat masuk digolongkan kedalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Kartu kendali berisi data-data seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengelolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, kode dan catatan. Kartu kendali ini digunakan untuk mengganti buku agenda dan buku ekspedisi dengan maksud agar lebih memudahkan dalam mencari informasi tentang suatu surat.

c.    Prosedur Tata Naskah (Takah)

Prosedur tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi didalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan pokok secara kronologi dalam sebuah berkas.

7.    Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah yang akan dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Penyimpanan terdiri dari :

a.    Penyimpanan Sementara (file pending)

Penyimpanan sementara terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan dan diproses kemudian disimpan dalam map sesuai bulan tersebut setelah itu surat disimpan dalam file penyimpanan.

b.    Penyimpanaan Tetap

Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyimpanan tetap :

1)   Pemeriksaan

Memeriksa setiap lembar warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat sudah siap disimpan

2)   Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau pada subjek apa surat akan disimpan. Hal ini tergantung pada sistem penyimapanan yang digunakan

3)   Memberi Tanda

Sering disebut sebagai pengkodean yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada nama yang sudah ditentukan subyek surat

4)   Menyortir

Menyortir adalah pengelompokan warkat-warkat berdasarkan sistem penyimpanan yang dipergunakan

5)   Menyimpan

Menyimpan adalah menempatkan dokuman sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Ada beberapa sistem penyimpanan yaitu sistem kronologis, sistem adjad, sistem nomor, sistem geografir, dan sistem subjek 

8.    Pemeliharaan Arsip

        Arsip supaya tidak cepat rusak, maka arsip perlu dijaga agar awet dengan memiliki nilai manfaat sehingga informasi yang ada didalamnya tidak musnah. Menurut Mulyono dkk (1984 : 48-50) pemeliharaan arsip meliputi beberapa hal yaitu :

a.    Tempat penyimpanan arsip

Rak sebaiknya terbuat dari logam dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam (6) inci.

b.    Pengaturan ruangan

Arsip supaya dapat tersimpan dengan baik, maka ruangan arsip harus tetap kering (tidak terlalu lembab), ruangan harus tetap terang, ada ventilasi, serta ruangan harus terhindar dari bahaya yang disengaja maupun tidak disengaja.

c.    Penggunaan bahan-bahan pencegah

Untuk menjaga keutuhan arsip agar tetap baik maka hendaknya setiap enam bulan sekali ruangan harus disemprot obat pencegah serangga atau dengan memberikan kapur barus di kotak-kotak penyimpanan yang terbuat dari kayu.

d.   Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa supaya tetap terjamin keutuhannya, keamanannya, kebersihannya, dan sebagainya. Larangan-larangan yang perlu diparhatikan seperti : selain petugas dilaranga masuk, dilarang merokok, makan dan lain-lain

e.    Kebersihan

Menjaga kebersihan dapat dialakukan denga cara membersihkan ruangan sebaik mungkin seminggu sekali atau setiap hari. Agar terhindar dari debu, sebaiknya digunakan alat yang cukup memadai. Seperti alat penyedot debu (vaccum cleaner) dan bukan dengan sapu atau sabut bulu ayam (sulak).